Miként kerülhetők el az online számlaadat-szolgáltatás^[1] hibái? Ezúttal a NAV revizorai által feltárt, könnyen megelőzhető hibák kiküszöböléséhez nyújtunk segítséget – nemcsak az online számlaadat-szolgáltatásra újonnan kötelezett adózóknak. Ez az összeállítás a Tudjon róla! Segíthet! rovatban Az online számlaadat-szolgáltatás leggyakoribb hibái (link) címmel 2020. január 20-án megjelent cikkhez kapcsolódik.

A leggyakoribb hibák kapcsán összegyűjtöttünk néhány fontos szabályt

• Az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén^[2]nem lehet számlát kiállítani, az kizárólag a kiállított számlák számlaadatainak manuális rögzítésére használható.
• A NAV Online Számlázó programjából kiállított számláról nem kell az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén adatot szolgáltatni, mert az adatszolgáltatási kötelezettséget a NAV Online Számlázó programja automatikusan teljesíti.
• Online pénztárgéppel előállított egyszerűsített számlákat nem kell rögzíteni az Online Számla rendszerben, mivel azokról a pénztárgép küld adatot.
• A számlatömbben kiállított számlákról az Online Számla rendszer kézi rögzítő felületén manuális adatrögzítéssel kell teljesíteni az adatszolgáltatást. A kézi számlák adatait nem szabad rögzíteni a NAV Online Számlázó programjában, mert az nem online számlaadat-szolgáltatást, hanem egy újabb számla kiállítását eredményezné.
• Az Online Számla rendszerbe beküldött számlaadatok összességének technikai érvénytelenítése^[3] nem azonos a hibás adatokkal kiállított számla érvénytelenítésével. A technikai érvénytelenítés ugyanis kizárólag az adatszolgáltatás érvénytelenítésére szolgál: arra, hogy a technikai érvénytelenítés kérésének jóváhagyását követően a kiállított számla adatait már a valóságnak megfelelően lehessen rögzíteni.
• A beküldött számlaadatok technikai érvénytelenítésének kérése nem jelenti a sikeres technikai érvénytelenítést, mivel a technikai érvénytelenítésre vonatkozó kérést a rögzítését követően jóvá is kell hagyni az Online Számla rendszer Nyilatkozatok menüpontjának az Adatszolgáltatás érvénytelenítése részében.
• A NAV Online Számlázó programja által teljesített számlaadat-szolgáltatás technikai érvénytelenítését kizárólag a NAV Online Számlázó programjában lehet kezdeményezni, a Számlák listaoldalon az adott számla sorának végén található ikonra kattintva választható Technikai érvénytelenítés funkcióval. A technikai érvénytelenítés kérésének jóváhagyása ebben az esetben is az Online Számla rendszer Nyilatkozatok menüpontjának az Adatszolgáltatás érvénytelenítése részében végezhető el.
• A módosító számlákról, illetve a kiállított számlákat érvénytelenítő számlákról is adatot kell szolgáltatni. Fontos, hogy az eredeti számlákat módosító vagy érvénytelenítő számlák ne csak a számlaadat-szolgáltatásra létrehozott Online Számla rendszerbe, hanem a számlakiállítók könyvelésébe, és ezáltal bevallásaiba is bekerüljenek.
• A kiállított számlákat módosító, illetve érvénytelenítő számlák esetében hivatkozni kell az eredeti bizonylatra az adatszolgáltatásban is.
• Forinttól eltérő pénznemben kiállított számlákról teljesített adatszolgáltatás során nem szabad összekeverni a forintban és a külföldi pénznemben kifejezett értékeket, mivel az a számlától nagyságrendekkel eltérő adatokat eredményezhet.
• 2020. július 1-jétől már kizárólag 2.0 XSD verzióval teljesíthető az online számlaadat-szolgáltatás, ezért a korábbi 1.0, illetve 1.1 XSD verzióval működő számlázó programokkal küldött számlaadat-szolgáltatásokat az Online Számla rendszer hibaüzenettel elutasítja.
• Ha az adózó elsődleges felhasználója valamilyen okból az Online Számla rendszerben újragenerálja a technikai felhasználóhoz tartozó XML-aláírókulcsot és XML-cserekulcsot, az új kulcsokat rögzíteni kell a számlázó programban, különben az interfészen keresztüli adatküldés meghiúsul.
• Az adózó által használt számlázó programnak biztosítania kell a kiállított számlák kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozását.
• Kiemelten fontos a vevő adószámának pontos rögzítése, hogy mindig a gazdasági eseményben érintett valós partner szerepeljen az adatszolgáltatásban. Csoportos áfaalany^[4]vevő esetében a csoportazonosító számot kell rögzíteni az adatszolgáltatásban, nem pedig az egyes csoporttagok adószámát.

Javasoljuk az online számlaadat-szolgáltatásukkal kapcsolatosan egy saját belső kontrollfolyamat kiépítését az Online Számla rendszer lekérdezési lehetőségének segítségével! Ezzel megelőzhető, hogy a revizorok az ellenőrzések során tárják fel a hibás adatokat, illetve adatszolgáltatásokat, ami szankciókkal járhat.

Fontos információk a Használati statisztika szolgáltatásban!

Javasoljuk továbbá az Online Számla rendszer Szolgáltatások menüjéből elérhető Használati statisztika időszakos áttekintését!

A Használati statisztika elérhetőségéről, legfőbb információiról, különösen azok hasznosíthatóságáról egy kisfilm is tájékoztat, ami a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalnak A rendszerről elnevezésű főmenüjében közvetlenül megtekinthető (link). A Használati statisztika fontos információkat tartalmaz az adatszolgáltatás feldolgozási arányairól, minőségéről, tipikus hibáiról, és rámutat azokra a technikai problémákra is, amik fejlesztést igénylő feladatként jelentkeznek az adózók oldalán.

Az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatos aktuális információkért kövessék figyelemmel a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalt!

^[1] Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa törvény), továbbá a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet előírásai szerint.

^[2] A https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalon elérhető Online Számla rendszernek a Számlaadat-rögzítés menüpontjában tudja elvégezni a számlák adatainak kézi rögzítésétaz adózó elsődleges felhasználója, illetve a Számlák kezelése jogosultsággal rendelkező másodlagos felhasználója.

^[3] Technikai érvénytelenítésről akkor van szó, ha maga a kiállított számla helyes, azonban az arról teljesített adatszolgáltatás helytelen. Ekkor módosító vagy érvénytelenítő számla kiállítása nem indokolt, kizárólag a számláról teljesített adatszolgáltatást kell érvényteleníteni.

^[4] Az Áfa törvény 8. §-a szerint.