A
koronavírus-járvány terjedésével összefüggésben egyre nagyobb igény merül fel
a
bizonylatok, így a számlák elektronikus továbbítására, befogadására. Ez a
tájékoztató azok számára kíván segítséget nyújtani, akik ebben a helyzetben
térnek át az elektronikus számlázásra illetve ebben az időszakban fogadnak be
először ilyen bizonylatokat. Ennek kapcsán a tájékoztató támpontokat kíván adni
abban is, hogy milyen technológiai megoldások alkalmazása esetén beszélhetünk
elektronikus számláról és mely megoldások nem „eredményeznek” elektronikus
számlázást, ez kihatással van ugyanis a befogadott számlák megőrzési módjára.
Az elektronikus számla fogalma
Fontos tudni, hogy az Áfa tv.
[1]
előírásai alapján elektronikus számlának minősül minden olyan, az e törvényben
előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki
és fogadtak be
[2]
. Az
áfa előírások értelmében a számla kibocsátása ténylegesen a számla
számlabefogadó részére történő rendelkezésre bocsátással valósul meg. Ennek
következtében elektronikus számlának minősül az eredetileg papír alapon
előállított számla is, melyet azonban nem személyesen vagy postai úton
bocsátanak a befogadó rendelkezésére, hanem úgy, hogy azt beszkennelve,
elektronikusan továbbítják részére. Ezért elektronikusszámlának minősül a
kizárólag e-mailben, egyéb elektronikus üzenetben megküldött PDF számla is.
Fontos, hogy a távnyomtatással
kibocsátott számlák esetében a bizonylat nem elektronikus, hanem papíralapú számlának
minősül. A távnyomtatás elektronikus csatornán keresztüli papíralapú számla
kibocsátási megoldás. A távnyomtatás lényege, hogy a vevő számára elektronikus
úton
olyan dokumentum érkezik, melyet kizárólag nyomtatni tud, vagy akár egyből a
nyomtatójára kerül. Ennek technikai megoldása lehet egy csak nyomtatható
állomány megküldése, vagy egy olyan link megküldése, melynek megnyitását
követően elindul a nyomtatás. Technikailag kivitelezhető olyan megoldás is,
hogy a számla kibocsátója távolról eléri a vevőjének a nyomtatóját és azon
keresztül kerül kinyomtatásra a számla. A távnyomtatás esetén a számla
kibocsátásnál biztosnak kell lennie a kibocsátónak abban, hogy a befogadó
oldalán papíralapú számla keletkezik.
Fentiek alapján azonban nem minősül
távnyomtatásnak az olyan megoldás, amikor a számlakibocsátó e-mailben megküld
egy PDF dokumentumot azzal, hogy a vevő nyomtassa ki és papíralapon őrizze meg
azt.
Az
elektronikus számlákkal szemben támasztott Áfa tv-beli követelmények
Az elektronikus számla alkalmazásának
feltétele
a számla befogadó beleegyezése (ami nem csak
formális lehet, hanem megvalósulhat például a kapott számlán szereplő
ellenérték kifizetésével, hallgatólagos beleegyezés révén is), illetve
EDI rendszer alkalmazása esetén a felek
előzetes, írásbeli megállapodása.
[3]
Ha tehát a felek papíralapú
számlázásban állapodnak meg azzal, hogy a számlát előzetesen, tájékoztatás
céljából elektronikusan is megküldik, akkor a papíralapú bizonylat tölti be a
számla szerepét.
Az Áfa tv. előírása
[4]
alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó
időszak végéig biztosítani kell
a számla eredetének hitelességét,
adattartalma sértetlenségét és
olvashatóságát.
E
hármas követelménynek egyébként nem csak az elektronikus, hanem a papíralapú
számlának is meg kell felelnie.
Az
„eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó illetve a
számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti.
[5]
Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az Áfa tv.
szerinti tartalmát nem változtatták meg.
[6]
A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára –
alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.
Az e követelményekhez
kapcsolódó keretszabály
[7]
értelmében az eredet hitelességére, az adattartalom sértetlenségére és az
olvashatóságra vonatkozó követelményeknek bármely olyan üzleti ellenőrzési
eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés/
szolgáltatásnyújtás között megbízható üzleti kapcsolatot biztosít. Az eredet
hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a
számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie kell. E feltételek
fennállását a felek egymástól függetlenül (is) biztosíthatják.
Az eredet hitelességének és az
adattartalom sértetlenségének biztosítása
Az Áfa tv. két olyan eljárást
nevesít, amelynél a törvény erejénél fogva elfogadott, hogy az elektronikus
számla eleget tesz a számla eredetének hitelességére, adattartalma
sértetlenségére vonatkozó követelményeknek.
[8]
Ezek a következők:
minősített elektronikus aláírással
ellátott számla,
EDI elektronikus adatként létrehozott
és továbbított számla.
Az EDI rendszer kialakításának feltétele két ügyviteli
rendszer közötti zárt informatikai kapcsolat kiépítése. A zárt kapcsolatot nem
csupán az értékesítő és a vevő közvetlenül, hanem számlázási szolgáltatón
keresztül is kialakíthatja.
Az Áfa tv. a fokozott biztonságú aláírást nem nevesíti,
ennek ellenére az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére
vonatkozó feltételnek megfelelőként fogadható el a fokozott biztonságú
aláírással ellátott számla is, figyelemmel az eIDAS Rendeletben
[9]
megfogalmazottakra.
Fokozott biztonságú és minősített elektronikus
aláírás tanúsítványhoz hitelesítő szolgáltatón keresztül lehet hozzájutni
(bővebb információ: http://webpub-ext.nmhh.hu/esign2016/setLanguageAction.do?lang=hu ).
Az elektronikus aláírás független az elektronikus számla
formátumától, így akár PDF dokumentumon, vagy bármely más fájlformátumban
előállított dokumentumon (például. XML) is elhelyezhető. A PDF fájlformátum
alkalmas arra is, hogy ne csupán a számlaképet jelenítse meg, hanem
számítógéppel könnyebben feldolgozható számlaadatot is hordozhat. Ekkor a PDF
dokumentumhoz csatolásra kerül egy XML, CSV vagy bármely más fájlformátumú,
gépileg értelmezhető adatállomány is. Ha az elektronikusan aláírt XML, vagy az
elektronikusan aláírt PDF állomány mellett tájékoztatásként megküldött XML
dokumentum az online számlaadat-szolgáltatáshoz használt séma alapján készült,
az megkönnyítheti a számlaadatok vevői oldalon történő feldolgozását.
Az adóalanynak érdemes azt
is megvizsgálnia, hogy az általa alkalmazott számlázó program fel van-e
készítve a számla elektronikus aláírására. Számos számlázó program beépített
funkciója az elektronikus aláírással ellátott számla kiállítása. Egy
webfelületen működő online számlázó program esetében ez jellemzően felhasználói
csomagválasztás kérdése, számítógépre telepített program esetében pedig az elektronikus
aláírás tanúsítványának a beállításáé. Az adóalanynak érdemes felvennie a
kapcsolatot a szoftver fejlesztőjével, aki az adott szoftver működésének
megfelelően tud részletes tájékoztatást nyújtani.
Számlázási szolgáltatók is
nyújtanak olyan szolgáltatást, mely hitelesítő szolgáltató által kiállított
tanúsítványon alapul. Érdemes megfontolni olyan komplex szolgáltatás
választását is, ami nem csupán az elektronikus számla kibocsátását támogatja,
hanem annak hosszú távú megőrzését is biztosítja.
Szintén az adóalanyok rendelkezésére áll a NAV Online
Számlázó programja. A NAV Online Számlázó programja ingyen használható.
Alkalmazásának feltétele, hogy az adóalany regisztráljon a NAV Online Számla
felületén.
[10]
A
NAV Online Számlázó programjával papíralapú és elektronikus számla is
előállítható. Ha az adóalany a NAV Online Számlázó programjával kíván
elektronikus számlát előállítani, a következőkre kell figyelemmel lennie. Abban
az esetben, ha a számla kiállításakor a számla megjelenési formájaként az elektronikus
számlát választja, akkor az elkészített dokumentumon megjelenik az Elektronikus
számla felirat, és a számlát a program megfelelő elektronikus aláírással látja
el. Az így előállított számlát a számlakibocsátónak kell elektronikus úton
eljuttatnia a számla címzettjéhez. A számlát az adóhivatal – a számlakibocsátó
részére – archiválja, így az értékesítőnek a számla elektronikus megküldésén
kívül nincs más feladata.
Ha a számla kibocsátója az előzőek szerinti lehetőségek
bármelyikével él, akkor az eredet hitelességére és az adattartalom
sértetlenségére vonatkozó követelménynek való megfelelés a számla befogadójánál
is fennáll.
Mivel az Áfa tv. felsorolása nem taxatív, megfelelőek
lehetnek azoktól eltérő, az eredet hitelességét és az adattartalom sértetlenségét
biztosító megoldások is, így például az,
ami a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet
(továbbiakban: ITM rendelet) 7. §-ában szerepel. E megoldás alkalmazásának
feltétele, hogy a számlakibocsátó adóalany az online számlaadat-szolgáltatása
során az Online Számla rendszerbe továbbítsa az elektronikus számla hash
kódját. Ebben az esetben az adatszolgáltatást és az elektronikus számla
dokumentumot (például PDF állományt) azonos időpontban szükséges létrehozni, és
a számlaadat-szolgáltatásban a PDF állomány hash kódja szerepeltetendő. Fontos
követelmény, hogy az adatszolgáltatás a NAV által befogadott (feldolgozott)
legyen, valamint, hogy az elektronikus számla dokumentum és a hash kód együttes
megőrzése valósuljon meg. Ha a NAV által befogadott (feldolgozott) online
számlaadat-szolgáltatásban megfelelő hash kód szerepelt, akkor ezt a megoldást
a számlakibocsátó és a számlabefogadó is alkalmazhatja
Ezzel a megoldási módszerrel kapcsolatban a számlázó program
fejlesztők tudnak bővebb információt szolgáltatni arról, hogy az adott számlázó
programban ez a lehetőség elérhető-e, vagy milyen módon lehet megvalósítani. A
megoldást csak azon számláknál lehet használni, amelyek esetén lehetőség van
online számlaadat-szolgáltatásra. Tehát csak belföldi adóalanynak kiállított
számla esetén alkalmazható.
Üzleti
ellenőrzési eljárással
Az adóalanyok megtehetik, hogy nem a fent említett
technológiai módszerek alkalmazásának valamelyikével bocsátanak ki elektronikus
számlát, ekkor azonban olyan üzleti ellenőrzési eljárást kell használniuk,
amely biztosítja a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét
és olvashatóságát. E követelményeket mind a számlakibocsátónak, mind pedig a
számlabefogadónak biztosítania kell. A két fél által választott módszer
egymástól eltérhet, azon okból kifolyólag is, mivel az adóalanynak olyan
eljárást kell alkalmaznia, amely leginkább megfelel sajátosságainak, például
tevékenységének, méretének, üzleti partnerei számának. Üzleti ellenőrzési
eljárás alatt olyan eljárás értendő, melyet az adóalany a számlának a saját
pénzügyi követelésével illetve kötelezettségével történő összevetése érdekében
alkalmaz. Az adóalany szabadon választhatja meg az eljárást. A megfelelő üzleti
ellenőrzési eljárás során az adóalanynak az adott ügylethez kapcsolódó
valamennyi dokumentumot – így például a megrendelést, szerződést, fuvarokmányt,
szállítólevelet, átutalási megbízást – össze kell vetnie a számlával. Emellett
természetesen számos más irat is egyeztethető a számlával, amennyiben azok is
rendelkezésre állnak, ilyen lehet például egy fizetési felszólítás.
A saját érdekében számlakibocsátóként és számlabefogadóként
is különösen azt ellenőrzi, hogy:
a számla lényegében megfelelő-e,
vagyis, hogy a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett
mennyiségben és minőségben teljesült-e,
továbbá számlabefogadóként vizsgálja, hogy
a számla kibocsátójának ténylegesen a
feltüntetett fizetési igénye van-e,
a számla kibocsátója által megadott
bankszámlaszám megfelelő-e,
és hasonlókat annak biztosítására, hogy
ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, melyek kiegyenlítésére
kötelezett.
Az üzleti ellenőrzési eljárás fontos aspektusa, hogy a
számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik, nem pedig
független, önálló dokumentumként kezelik. Az üzleti ellenőrzési eljárással
akkor teljesíthetőek az Áfa tv-ben meghatározott követelmények, ha megbízható
ellenőrzési nyomvonalat létesít a számla és a számlán feltüntetett ügylet
között, vagyis azt
támasztja alá, hogy a számla megfelelően, a valós gazdasági eseményt tükrözően
lett kibocsátva. Ez történhet akár megfelelően kialakított ügyviteli folyamat
keretében,
így például integrált vállalatirányítási rendszer alkalmazásával (amiben az
üzleti ellenőrzési eljárás beépített automatizmusokra épül, így a számla
eredetének hitelességét a rendszerek biztosítják), vagy akár a számlának a
meglévő üzleti iratokkal (például. a megrendeléssel, megbízással, szerződéssel,
szállító levéllel, átutalási vagy fizetési bizonylattal) történő manuális
összevetésével. Az üzleti ellenőrzési eljárás technikájának meghatározása (ide
értve annak meghatározását is, hogy az üzleti ellenőrzési eljárás során
készítenek-e illetve milyen formájú, tartalmú bizonylatot készítenek) az
adóalany döntési körébe tartozik.
Alapvető elvárás az üzleti ellenőrzési eljárással szemben,
hogy annak könnyen követhetőnek és utólag bizonyíthatónak kell lenni. Az
iratokkal történő manuális egyeztetés és annak utólag történő bemutatása
nagyszámú elektronikus számla esetén adminisztratív nehézségekkel járhat. Nagymértékben
megkönnyíti az utólagos bizonyítást, ha az üzleti ellenőrzési eljárással
kapcsolatos információk egy informatikai rendszerben érhetők el.
Az üzleti ellenőrzési eljárás kiegészíthető elektronikus
dokumentum védelemmel (például elektronikus aláírás, hash kód), mellyel az
adóalany technikailag tudja garantálni az adattartalom védelmét.
Ha az adóalany olyan
elektronikus számlát fogad be, amin nincs sem elektronikus aláírás, sem hash
kód, vagy bármilyen olyan informatikai megoldás, mely védené azt a változtatás
ellen, célszerű lehet azt elektronikus aláírással vagy bármely más dokumentum
védelemmel ellátnia. Egyéni vállalkozók és áfaalany magánszemélyek esetében
erre megfelelő megoldás lehet az Ügyfélkapun alapuló Azonosításra
Visszavezetett Dokumentumhitelesítési szolgáltatás, az AVDH is (https://regi.ugyintezes.magyarorszag.hu/szolgaltatasok/avdh.html ).
A befogadott számlák esetében az
elektronikus aláírás a befogadott számlák kötegelt állományán való
elhelyezésével is megvalósítható. A kötegelt elektronikus aláírást el lehet
végezni úgy, hogy több elektronikus számlát egyetlen fájlba tömörítünk és a
tömörített adatállományra helyezünk el elektronikus aláírást. Egy másik
módszer, hogy egy elektronikus dosszié fájlban történik meg az elektronikus
számlák tárolása, és az elektronikus dosszié fájlt írjuk alá elektronikusan. Ez
utóbbira jó példa az asice fájlformátum előállítása, melyet az AVDH-n keresztül
is el lehet végezni.
Az
elektronikus számla archiválása
Az Áfa tv. előírása alapján elektronikus okirat kizárólag
elektronikus formában őrizhető meg. E kötelezettség teljesítését nem
befolyásolja az elektronikus okirat formátumának a megváltoztatása (például PDF-ről
XML-re), feltéve, hogy az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége
továbbra is biztosított.
[11]
E kötelezettség teljesítése kapcsán nem
kifogásolható, ha az adóalany a könyvelési, adminisztratív feladatainak
ellátása során a számla kinyomtatott „másolatát” alkalmazza (ugyanakkor a
megőrzési kötelezettsége ebben az esetben is az elektronikus formára vonatkozik).
Az elektronikus
formában való megőrzés tekintetében az ITM rendelet előírásai alkalmazandóak.
Ennek 3. §-a értelmében a megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség
lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum
megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés,
a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés,
valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen. A megőrzésre kötelezett köteles
továbbá biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentum értelmezhetősége,
olvashatósága – például a dokumentum megjeleníthetőségét lehetővé tevő
szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával – a megőrzési kötelezettség
időtartama alatt megmaradjon. Ezeknek a feltételeknek a teljesítéséhez a
rendelet meghatároz bizonyos módszereket. A megőrzésre kötelezett ezek közül
bármelyiket alkalmazhatja illetve a feltételeket saját módszer alkalmazásával
is teljesítheti.
Ha
dokumentum védelem szükséges, akkor ezt még a megőrzés előtt el kell végezni,
vagy pedig olyan megőrzési módszert kell választani, aminél ez megoldott. A
dokumentum védelem lehet például legalább fokozott biztonságú elektronikus
aláírás. Ha az archiválás miatt szükséges elektronikusan aláírni az
elektronikus számlát, akkor megfelelő megoldás lehet az is, hogy a számlán, vagy
több együtt kezelt számlán kerül elhelyezésre egy elektronikus aláírás. Az
elektronikusan aláírt számlát nem szükséges időbélyeggel is ellátni.
Kialakítható
zárt rendszerű megőrzés is, melynek alapelve, hogy úgy kerül az elektronikus
dokumentum megőrzésre, hogy az adott informatikai megoldásban nem lehet elektronikus
dokumentumot módosítani, törölni. Ennek kiépítése jellemzően időigényes,
bevezetése alapvetően függ az adóalany által használt informatikai
megoldásoktól.
A
megőrzés technikájának olyannak kell lennie, mely biztosítja az adattartalom
változtathatatlanságát és hosszú távú megőrzését. Ennek a célnak akár az
egyszer írható optikai adathordozók is megfelelnek, de megtalálhatók lényegesen
nagyobb tudású archiválási rendszerek is. Ha a járványügyi helyzetre
tekintettel jelenleg nem áll rendelkezésre ilyen eszköz, akkor átmenetileg
célszerű a megőrzendő dokumentumot legalább két, eltérő adathordozóra elmenteni
és későbbiekben gondoskodni a hosszú távú megőrzésről.
Az archiválás gyakoriságát az
adózónak kell meghatároznia, a jogszabály megengedi a napi, havi, negyedéves
vagy éves archiválást is. Tehát akár kiépíthető olyan folyamat, melynek a végét
jelenleg még nem látja az adózó, hanem a következő hetekben fogja meghozni
arról a döntést.
Az
elektronikus számla papíralapú megőrzésének adóhatósági szankciója
Abban az esetben, ha az adóalany
az elektronikus számlákat kizárólag papíralapon őrzi meg (így például az
elektronikus számlának minősülő, e-mailben továbbított PDF számlát csak
kinyomtatva őrzi meg), az Áfa tv. előírásába
[12]
ütközően jár el, ami miatt az adóhatóság az Art.
[13]
rendelkezése
[14]
értelmében mulasztási bírságot állapíthat meg. Az adóhatóságnak a mulasztási
bírság megállapítása során figyelemmel kell lennie az adóigazgatási
rendtartásról szóló törvényben meghatározott méltányos eljárás elvére
[15]
és a következő előírásokra. A mulasztási bírság kiszabásánál az adóhatóságnak
értékelnie kell
az adózó adózási gyakorlatát, általános
jogkövetési hajlandóságát,
az adózó jogellenes magatartásának
(tevékenységének vagy mulasztásának) súlyát, gyakoriságát, időtartamát, továbbá
azt, hogy az adózó, illetve intézkedő
képviselője, foglalkoztatottja, tagja vagy megbízottja az adott helyzetben a
tőle elvárható körültekintéssel járt-e el.
A körülmények okszerű
mérlegelése alapján az adóhatóság a mulasztás súlyához igazodó, az adózási
érdeksérelemmel arányos bírságot szabhat ki, illetve mellőzheti a bírság
kiszabását.
[16]
Mindezeket figyelembe véve,
fennáll a lehetősége annak, hogy a veszélyhelyzetben kibocsátott elektronikus
számlák papíralapú megőrzése esetén az adóhatóság a körülmények okszerű
mérlegelése alapján a mulasztási bírság kiszabását mellőzze.
Adólevonási
jog érvényesítése
Az Áfa tv. előírásai alapján a
számla az adólevonási jog tárgyi feltétele.
[17]
Abban az esetben, ha az adólevonás tárgyi feltételét elektronikus számla
képezi, elvárható, hogy az elektronikusan álljon az adóalany rendelkezésére.
Azonban kizárólag olyan indok alapján, hogy az adóalanynak az elektronikus
számla – az elektronikus megőrzési kötelezettség megsértése miatt – papír
alapon áll a rendelkezésére, az adólevonási jog érvényesítése nem
kifogásolható. Ha az adólevonási jog valamennyi törvényi feltétele fennáll, az
papír alapon megőrzött elektronikus számla alapján is gyakorolható.
[1] Az
általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény.
[2] Áfa tv.
259. § 5. pont
[3] Áfa tv.
175. § (3) bekezdése
[4] Áfa tv.
168/A. § (1) bekezdés.
[5]Áfa tv.
259. § 6/A pont.
[6]Áfa tv.
259. § 1/A pont.
[7]Áfa tv.
168/A. § (2) bekezdés.
[8]Áfa tv.
175. § (2) bekezdés.
[9] A belső
piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus
azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv
hatályon kívül helyezéséről szóló 2014. július 23-i 910/2014/EU európai parlamenti
és tanácsi rendelet.
[10] A
NAV Online Számlázó programjának Felhasználói kézikönyve elérhető:
[11] Áfa tv.
179. § (2) bekezdés
[12] Áfa tv.
179. § (2) bekezdése
[13] Az
adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény
[14] Art.
220. § (1) bekezdése
[15]
Az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény 5. §-a (Méltányos
eljárás elve) értelmében Az adóhatóság köteles méltányosan eljárni, és ha a
törvényben meghatározott feltételek fennállnak, az adótartozást mérsékli,
illetve fizetési könnyítést engedélyez.
[16] Art.
237. § (1)-(2) bekezdései.
[17] Áfa tv.
127. §